Family Update: Graduations, Student Lockers and More

Family Update: Graduations, Student Lockers and More

May 22, 2020


Dear Families,

We hope you have had a safe and healthy week. We care deeply about our students and have some important updates to share with you regarding distance learning and other important topics.


To plan celebrations for our graduates, the district convened a graduation task force including administrators, high school principals, and students. Following guidance from the state Department of Education and the Department of Health, we have developed plans to mark the celebrations while maintaining safety.

High Schools will hold virtual celebrations. In addition, there will be drive-in or drive-up graduation ceremonies. Details for the graduation events will be communicated to families directly by their schools. Seniors will have the opportunity to wear their cap & gown and receive their diplomas at the events, which will follow social distancing guidelines.

Celebrations for 5th and 8th graders will be held virtually.  More details will come from your child’s school.

Access to Lockers and Student Instruments

Some students and families have inquired about belongings that were left in student lockers when schools closed. Principals will reach out to families directly about how to access the lockers in a way that is safe and in keeping with social distancing guidelines.

Students who have district-provided instruments at home will need to return them by the end of the year. Your child’s principal will contact you soon with details.

Grading and Incompletes

A grade of Incomplete is available for any student who did not have an opportunity to demonstrate quarter 4 work, including students requiring technology-free learning. Per Connecticut State Department of Education guidance, this option supports:

  • Students who did not have adequate access to technology tools during quarter 4
  • Students with IEPs/504Plans who required additional resources to succeed
  • English Learner (EL) students
  • Students who needed counseling or mental health services they could not receive at home
  • Students who were sick themselves, caring for a family member, or dealing with the trauma of loss as a result of the COVID-19 Pandemic.

An Incomplete is not a substitute for a failing grade. A course completion plan is required for all course Incompletes. The plan is to be developed by a team comprised of the teacher, counselor, Humanities/Math coach (for courses in those departments), the EL Coach (for EL students), and the school administrator. The student and parent or caregiver will be invited to join the development of the plan as well.

Students will be given until August 25, 2020, to complete the course work as articulated in the plan. Teachers will have until September 4, 2020 to assess the work submitted and to submit the quarter 4 grades to the school administrator.

Summer Programming

Our district is committed to providing all students with an excellent education. During the summer, Hartford Public Schools will provide a free, virtual summer credit recovery program to support students in grades 9 to 12 in recovering course credit they might have lost during the regular academic year, and as such, remain on track (as much as possible) with their graduation class cohort. Students interested in participating in credit recovery must register; more information about this program will be provided to families.

Regarding younger students and summer programming, the district will provide details next week.

Scholastic Book Donation

Through a generous donation to Connecticut school districts, all Hartford Public Schools K-8 students will receive free take-home book packs from Scholastic. Each pack contains 3-4 grade-level books for independent reading. Several of these books are culturally responsive to keep students engaged in literacy. Each book pack also contains “Think More Sheets” designed to reinforce positive reading habits, comprehension, and writing activities. The packs also provide Family Resource Guides, in English and Spanish, to help families support their child’s literacy development and growth at home. Individual schools will manage the delivery of book packs to students.

P-EBT Supplemental Nutrition Program for Children

Connecticut State Department of Education (CSDE) and the Connecticut Department of Social Services (DSS) have implemented the Pandemic Electronic Benefits Transfer Program (P-EBT). The P-EBT program is a supplement to other efforts to provide food to children during this difficult time and does NOT replace meals provided by Hartford Public Schools at our 17 school distribution locations.

Eligible households include those whose children are certified to receive free or reduced-price school meals, and children who attend schools that offer free school meals to all students. P-EBT cards will be mailed out in phases, directly to the homes of eligible families, between May 30 and June 15.   Additional information can be found here If you have questions, please call EBT Customer Service at 855-626-6632.


Thank you again for your patience and efforts to make sure your student continues to stay engaged in learning from home. We know this has been a challenging time for families and we deeply appreciate your partnership and support.



Dr. Leslie Torres-Rodriguez


Hartford Public Schools



22 de mayo del 2020


Estimadas familias,

Esperamos que hayan tenido una semana segura y saludable. Nos importa profundamente nuestros estudiantes y tenemos algunas actualizaciones importantes para compartir con ustedes con respecto al aprendizaje a distancia y otros temas importantes.


Para planificar celebraciones para nuestros graduados, el distrito convocó un comité de graduación que incluyó administradores, principales de las escuelas secundarias y estudiantes. Siguiendo las instrucciones del Departamento de Educación del estado y el Departamento de Salud, hemos desarrollado planes para marcar las celebraciones manteniendo la seguridad.

Las escuelas secundarias tendrán celebraciones virtuales. Además, habrá ceremonias de graduación de desfile de automóviles en lugares seguros. Los detalles de los eventos de graduación serán comunicados a las familias directamente por sus escuelas. Los estudiantes de grado 12 tendrán la oportunidad de usar su birrete y toga y recibir sus diplomas en los eventos, que seguirán las pautas de distanciamiento social.

Las celebraciones para los estudiantes de 5o y 8o grado se llevarán a cabo virtualmente. Más detalles vendrán de la escuela de su hijo.

Acceso a Lockers e instrumentos de estudiantes

Algunos estudiantes y familias han preguntado acerca de las pertenencias que dejaron en los lockers de los estudiantes cuando las escuelas cerraron. Los principales se pondrán en contacto directamente con las familias sobre cómo acceder a los lockers de una manera segura y de acuerdo con las pautas de distanciamiento social.

Los estudiantes que tengan instrumentos proporcionados por el distrito en casa tendrán que devolverlos antes del fin de año escolar. El principal de su hijo(a) se pondrá en contacto con usted pronto con los detalles pertinentes.

Calificaciones y Tareas Incompletas

Un grado de incompleto está disponible para cualquier estudiante que no tuvo la oportunidad de demostrar el trabajo del cuarto trimestre, incluyendo los estudiantes que requieren aprendizaje libre de tecnología. Por guía del Departamento de Educación del Estado de Connecticut, esta opción apoya:

  • Estudiantes que no tuvieron acceso adecuado a herramientas tecnológicas durante el cuarto trimestre
  • Estudiantes con IEPs/ Plan de 504 que requieren recursos adicionales para tener éxito
  • Estudiantes aprendiendo inglés como segundo Idioma
  • Estudiantes que necesitaban asesoramiento o servicios de salud mental que no podían recibir en casa
  • Los estudiantes que estaban enfermos, cuidando a un miembro de la familia, o lidiando con el trauma de una pérdida como resultado de la pandemia COVID-19.

Un incompleto no es un sustituto de una calificación reprobatoria. Se requiere un plan de finalización del curso para todos los cursos incompletos. El plan debe ser desarrollado por un equipo compuesto por el maestro, consejero, entrenador de Humanidades/Matemáticas (para cursos en esos departamentos), el entrenador de EL (para estudiantes de EL) y el administrador de la escuela. El estudiante y el padre o cuidador también serán invitados a unirse al desarrollo del plan.

Los estudiantes tienen hasta el 25 de agosto del 2020, para completar el trabajo del curso como se articula en el plan. Los maestros tendrán hasta el 4 de septiembre del 2020 para evaluar el trabajo presentado y para enviar los grados del cuarto trimestre al administrador de la escuela.

Programación de verano

Nuestro distrito está comprometido a proporcionar a todos los estudiantes una excelente educación. Durante el verano, las Escuelas Públicas de Hartford proporcionarán un programa de recuperación de crédito de verano virtual y gratuito para apoyar a los estudiantes en los grados 9 a 12 en la recuperación del crédito del curso que hayan perdido durante el año académico regular, y como tal, permanecer en el camino (tanto como sea posible) con su cohorte de clase de graduación. Los estudiantes interesados en participar en la recuperación de crédito, deben registrarse; se proporcionará más información sobre este programa a las familias.

En cuanto a los estudiantes más pequeños y la programación de verano, el distrito proporcionará detalles la próxima semana.

Donación de Libros de Scholastic

A través de una generosa donación a los distritos escolares de Connecticut, todos los estudiantes de grados K-8 de las Escuelas Públicas de Hartford recibirán paquetes de libros gratuitos para llevar a casa por parte de Scholastic. Cada paquete contiene 3-4 libros de nivel de grado para lectura independiente. Varios de estos libros son culturalmente receptivos para mantener a los estudiantes involucrados en la alfabetización. Cada paquete de libros también contiene “Think More Sheets” diseñado para reforzar los hábitos de lectura positivos, la comprensión y las actividades de escritura. Los paquetes también proporcionan guías de recursos familiares en inglés y español, para ayudar a las familias a apoyar el desarrollo de la alfabetización y el crecimiento de sus hijos en el hogar. Las escuelas individuales administrarán la entrega de paquetes de libros a los estudiantes.

Programa P-EBT de Nutrición Suplementaria para Niños

El Departamento de Educación del Estado de Connecticut (CSDE) y el Departamento de Servicios Sociales de Connecticut (DSS) han implementado el Programa de Transferencia Electrónica de Beneficios Pandémicos (P-EBT). El programa P-EBT es un complemento a otros esfuerzos para proporcionar alimentos a los niños durante este momento difícil y NO reemplaza las comidas proporcionadas por las Escuelas Públicas de Hartford en nuestras 17 escuelas de distribución escolar.

Las familias elegibles incluyen aquellos estudiantes que son elegibles para recibir comidas escolares gratuitas o a precio reducido, y los niños que asisten a las escuelas que ofrecen comidas escolares gratuitas a todos los estudiantes. Las tarjetas P-EBT se enviarán por correo por fases, directamente a los hogares de las familias elegibles entre el 30 de mayo y el 15 de junio. Información adicional se puede encontrar en el siguiente enlace: Si tiene alguna pregunta, llame al servicio al cliente de EBT al 855-626-6632.


Gracias por su paciencia y esfuerzos para asegurarse de que su estudiante continúe accediendo al aprendizaje desde casa. Sabemos que este ha sido un momento difícil para las familias y apreciamos profundamente su colaboración y apoyo.




Dra. Leslie Torres-Rodríguez


Escuelas Públicas de Hartford