Update: Grading Guidelines and More

Update: Grading Guidelines and More

April 24, 2020


Dear Families,

It has been a pleasure to reconnect with our students this week and resume distance learning. Thank you for your patience and efforts to make sure students continue to access learning from home.

We are committed to keeping you informed and have important updates about grading, parent-teacher conferences, and graduation to share with you.

Grading for Third and Fourth Quarters

To develop plans for grading, Hartford Public Schools convened a taskforce and reviewed guidance from the Connecticut State Department of Education (CSDE). The following revisions to our grading practices are based on this guidance and our commitment to equity:

Third Quarter

  • The end date for the third quarter was revised to March 13, the last day when school was in session. Due to the challenges of submitting makeup assignments at this time, no student will be penalized for missed third-quarter assignments.
  • Final Quarter 3 grades will be recorded on April 24.
  • Quarter 3 report cards will be mailed home on May 1.

Fourth Quarter

  • Quarter 4 began on March 30 and will end on the last day of school, June 11.
  • PreK-8 standards-based grading (SBG) practices will remain the same.
  • Numerical grades will be recorded for assignments, using the scale of 50-100. A passing grade for all assignments is 60 percent or higher.
  • Any missing assignments will be marked as ‘Missing’ in the gradebook. Students will have the opportunity to make up missing assignments to improve grades.
  • In alignment with state guidance, the final quarter 4 grade will be converted automatically to Pass/Fail.
  • A grade of Incomplete is available for any student who has not yet had an opportunity to complete quarter 4 work, including students requiring technology-free learning. A course completion plan is required for Incompletes, and must be agreed upon by the student, teacher, and school administrator.
  • Families of tech-free students will maintain and submit a portfolio of completed non-digital work. The portfolio will include the tech-free work packets provided by the school district as well as any additional independent assignments completed by the student (i.e., reading logs, writing journals, recordings of student presentations, photographs of large projects, other samples that demonstrate student performance). When schools reopen or at the conclusion of the school year, the portfolio will be submitted to the principal and teacher for review.
  • Quarter 4 grades will be due on June 4. They will not be used to calculate GPA, honor roll or class rank.

Final Grade Determinations

  • Final course exams are canceled and will not be included in grade determinations.
  • For yearlong courses, final grades will reflect Quarter 1 through 4 and the midterm exam grade.
  • For Semester 2 courses, final grades will reflect Quarters 3 and 4.
  • The minimum grade a student can earn for all four quarters is 50 percent.
  • There will be no retentions in PreK-8.

GPA Adjustments and Capstone Projects

Student Grade Point Average (GPA) calculations will be adjusted to reflect performance from when students were participating in school, through the time when in-school classes were canceled on March 16. GPA will reflect marking periods 1, 2, and 3 along with Exam 1 (mid-term).

Senior students are highly encouraged, if possible, to continue their project, portfolio, internship, service learning or other planned demonstration project prior to COVID-19 intended to fulfill the Capstone Experience graduation requirement. Seniors will not be penalized if they are unable to complete the requirement.

If you have questions about grading, final grades, GPAs or capstone projects, please contact your child’s teacher or principal.

Parent-Teacher Conferences

As our partners in education, we are committed to keeping parents informed about student progress. Parent-teacher conferences will be held during the week of May 11. Teachers will use their office hours during that week to conduct conferences. The following options for parent-teacher conferences will be made available to parents: phone, email, chat or video conference.


While no official decision has been made about graduation at this time, we do plan to honor our graduates. In addition to following guidance from CSDE, we are working in partnership with our High School Principals to get their input about possible alternatives. We are also reaching out directly to seniors to gather their ideas. Ultimately, our goal is to provide our graduating seniors with the opportunity to participate in a graduation celebration. With safety as our priority, we must receive guidance from public health officials on how and when public ceremonies will be permitted. We will update families as soon as we have more information.

Device Distributions

This week, we resumed the distribution of laptops by appointment. If you still need a device and do not already have a scheduled appointment, contact the Welcome Center at your earliest convenience. They can be reached Monday – Friday from 8:00 AM to 4 PM at 860-695-8400.


Please stay healthy and safe, and thank you for your continued flexibility, patience, and partnership as we continue this learning journey together.



Dr. Leslie Torres-Rodriguez


Hartford Public Schools



24 de abril del 2020


Estimadas familias,

Ha sido un placer reconectarnos con nuestros estudiantes esta semana y continuar el aprendizaje a distancia. Gracias por su paciencia y esfuerzos en asegurar que los estudiantes continúen accediendo al aprendizaje desde casa.

Nos comprometemos con mantenerlos informados y tenemos actualizaciones importantes para compartir con usted sobre las conferencias de padres y maestros, las calificaciones (notas) y sobre la graduación.

Calificaciones para Tercer y Cuarto Trimestre

Para desarrollar planes de calificaciones (notas), las Escuelas Públicas de Hartford reunió a un grupo del personal y revisaron los consejos del Departamento de Educación del Estado de Connecticut (CSDE). Las siguientes revisiones de nuestras prácticas de calificaciones (notas) se basan en estos consejos y nuestro compromiso con la equidad:

Tercer Trimestre

  • La fecha de finalización del tercer trimestre se cambió al 13 de marzo, el último día en que la escuela estaba en sesión. Debido a los desafíos de presentar algunos trabajos del tercer trimestre, ningún estudiante será penalizado por trabajo que no se entregó en el tercer trimestre.
  • Las calificaciones (notas) finales del tercer trimestre se documentarán el 24 de abril.
  • Las calificaciones (notas) del tercer trimestre se enviarán por correo a casa el 1 de mayo.

Cuarto Trimestre

  • El cuarto trimestre comenzó el 30 de marzo y terminará el último día de clases, el 11 de junio.
  • Las prácticas de calificación basadas en estándares (SBG) Pre-Kínder a 8 seguirán siendo las mismas.
  • Las tareas serán asignadas una calificación numérica, utilizando la escala de 50-100. La calificación aprobatoria de todas las tareas es 60 por ciento o más.
  • Cualquier tarea que falte se marcará como “Missing” (“Falta” ) en las calificaciones. Los estudiantes tendrán la oportunidad de completar las tareas que faltan para mejorar sus calificaciones.
  • Junto con la guía del estado, el promedio del cuarto trimestre se convertirá automáticamente en “Pass/Fail” (“Pasó/Fracasó”).
  • Un nota de “Incompleto” está disponible para cualquier estudiante que aún no haya tenido la oportunidad de completar las tareas del cuarto trimestre, incluyendo a los estudiantes que requieren aprendizaje sin tecnología. Se requiere un plan de finalización del curso para estudiantes con grado “Incompleto”, y debe ser acordado por el estudiante, el maestro y el principal de la escuela.
  • Las familias de estudiantes con aprendizaje sin tecnología mantendrán y presentarán un portafolio de tareas completadas. El portafolio incluirá los “Paquetes de tarea sin tecnología” proporcionados por el distrito escolar y otras tareas adicionales completadas independientemente por el estudiante (por ejemplo, registros de lectura, diarios de escritura, grabaciones de presentaciones del estudiante, fotografías de proyectos a grande escala y otras muestras que demuestren el rendimiento de los estudiantes). Cuando las escuelas vuelvan a abrir o al final del año escolar, el portafolio se entregará al principal y al maestro para ser revisado.
  • Las calificaciones del cuarto trimestre estarán listas el 4 de junio. No se utilizarán para calcular el “GPA”, la lista de honor (Cuadro de Honor) o el rango de clase.

Determinaciones del Grado Final

  • Los exámenes finales están cancelados y no se incluirán en la determinación de las calificaciones.
  • Para los cursos de un año, las calificaciones finales reflejarán los trimestres del 1 al 4 y la calificación del examen de mitad de año.
  • Para las clases del segundo semestre, las calificaciones finales reflejarán el tercer y cuarto trimestre.
  • La calificación mínima que un estudiante puede obtener en los cuatro trimestres es 50 por ciento.
  • No habrá retenciones en los grados Pre-Kínder a 8.

Ajustes de GPA y Proyectos de “Capstone”

Los cálculos del promedio de calificaciones (GPA) se ajustarán para reflejar el rendimiento desde el momento que los estudiantes participaron en la escuela, hasta el momento en que las clases en la escuela fueron canceladas el 16 de marzo. El “GPA” reflejará los períodos de calificaciones 1, 2 y 3 junto con el examen 1 (examen de medio año).

Animamos a los estudiantes de último año, si es posible, a continuar su proyecto, portafolio, “internship” (internado), servicio de aprendizaje u otro proyecto de demostración planificado antes del COVID-19, destinado a cumplir con el requisito de graduación de la experiencia del “Capstone”. Los estudiantes del grado 12 no serán penalizados si no pueden completar el requisito.

Si tiene preguntas sobre calificaciones, calificaciones finales, GPA o proyectos finales, comuníquese con el maestro o el principal de su hijo(a).

Conferencias de padres y profesores

Como nuestros socios en el proceso educativo, estamos comprometidos a mantener a los padres informados sobre el progreso de los estudiantes. Las conferencias de padres y maestros se llevarán a cabo durante la semana del 11 de mayo. Los maestros utilizarán sus horas de oficina durante esa semana para realizar conferencias. Las siguientes opciones para conferencias de padres y maestros estarán disponibles para los padres: teléfono, correo electrónico, chat o videoconferencia.


Aunque no se ha tomado una decisión oficial sobre la graduación en este momento, planificamos honrar a nuestros graduados. Además de seguir los consejos del CSDE, estamos trabajando en asociación con nuestros principales de las escuelas secundarias para obtener su opinión sobre posibles alternativas. También nos estamos comunicando directamente con los estudiantes de grado 12 para obtener sus ideas. En fin, nuestro objetivo es brindar a nuestros estudiantes de último año la oportunidad de participar en una celebración de graduación. Con la seguridad como nuestra prioridad, debemos recibir orientación de los funcionarios de salud pública sobre cómo y cuándo se permitirán las ceremonias públicas. Actualizaremos a las familias tan pronto tengamos más información.

Distribución de Dispositivos

Esta semana, continuamos la distribución de computadoras portátiles por cita. Si aún necesita un dispositivo y aún no tiene una cita, comuníquese con el Centro de Bienvenida (Welcome Center) lo antes posible. Se puede contactar de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. al 860-695-8400.

Manténgase saludable y seguro, y gracias por su continua flexibilidad, paciencia y union mientras continuamos este camino de aprendizaje juntos.



Dra. Leslie Torres-Rodríguez


Escuelas Públicas de Hartford